Anwendungsszenarien für Verbandstermine
Du bist Mitglied in einem Verein, welcher Teil eines überregionalen Bezirks bzw. Verbandes ist oder in der Verwaltung / Organisation eines solchen aktiv? Dann kennst du die Herausforderungen bestimmt.
Termine werden zwar ausgeschickt, erreichen aber selten die Mitglieder in den Vereinen, für die sie wirklich relevant sind. Newsletter-Mails gehen verloren oder werden nur überflogen. Am Ende des Tages leidet der Kommunikationsfluss und Informationen über Veranstaltungen kommen nicht bei den Personen an, für die sie konzipiert sind.
Aus diesem Grund wollen wir für euch überregionale Verbandstermine einfach und schlank in Konzertmeister integrieren.
Folgende Veranstaltungsarten sind wohl in jedem Verband gängig und können mit unserer Lösung verwaltet werden:
- Schulungen und Workshops
- Sommerkurse
- Überregionale Proben
- Überregionale Veranstaltungen
- Bewerbe auf Bezirks- und Verbandsebene
- Konzertprojekte
All das erfordert einen möglichst niederschwelligen Zugang zu Termininformationen und eine damit verbundene Registrierung der Teilnehmer. Mit der neuen Funktionalität für Verbandstermine kann genau das einfach und bequem in Konzertmeister umgesetzt werden.
Was ist ein Verbandstermin?
Verbandstermine werden nicht auf Vereinsebene, sondern im darüber liegenden Bezirk oder Verband erstellt. Falls dein Verein noch keinem Verband zugeordnet ist, oder dein Verband noch nicht Konzertmeister verwendet, kannst du hier weiter nachlesen: <Link Verbandsverwaltung>
Die Verbandsverwaltung ist komplett kostenfrei für Verbände nutzbar.
Ein Verbandstermin wird von einem Bezirks oder Verbandsleiter erstellt und hat folgende Eigenschaften:
- Name
- Beschreibung (optional)
- Beginn und Ende
- Antwortfrist
- Ort (optional)
- Teilnehmerlimit (optional)
- Sichtbarkeit (siehe weiter unten)
- bis zu 20 Module (optional - siehe weiter unten)
Sichtbarkeiten von Verbandsterminen
Um zu steuern, wer Zugriff auf den Termin hat und somit auch teilnehmen kann, gibt es drei verschiedene Optionen zur Sichtbarkeit:
Mitglieder
Jedes Verbandsmitglied (Mitglied eines Vereins, der dem Verband zugeordnet ist) sieht den Termin im Verbandsbereich der Konzertmeister App gelistet.Mitglieder Link
Jedes Verbandsmitglied (Mitglied eines Vereins der dem Verband zugeordnet ist) kann den Termin via Link einsehen und teilnehmen. Der Link zum Termin kann initial vom Verband über die Verbandsnachrichten oder andere Kanäle verteilt werden.Öffentlicher Link
Jede Person mit einem Konzertmeister-Konto kann den Termin via Link einsehen und teilnehmen. Die initiale Verteilung des Links erfolgt über den Verband.
Module im Verbandstermin
Um eine möglichst flexible Nutzung zu ermöglichen, können Termine in bis zu 20 Module unterteilt werden.
Ein Modul besteht aus folgenden Eigenschaften:
- Name
- Beschreibung (optional)
- Teilnehmerlimit (optional)
Module können zum Beispiel eingesetzt werden, um
- Workshops innerhalb des Termins (wer nimmt wo teil)
- Zuordnungen zu Registern für musikalische Termine
- organisatorische Einteilungen
zu planen.
Wo sehe ich anstehende Verbandstermine?
Als Mitglied eines Verbandsvereins gibt es folgende Möglichkeiten, über einen Verbandstermin informiert zu werden.
Link / Verbandsnachricht
Der Termin wird vom Verband erstellt und der Link anschließend über eine Verbandsnachricht an die Mitglieder ausgesendet, die es betrifft. Mit dem neuen Zielgruppensystem von Konzertmeister können hier endlich nur die Mitglieder erreicht werden, für die eine Information auch relevant ist.
Der Link eines Verbandstermins öffnet sich einfach und bequem in der Konzertmeister App. Dort sind dann alle Details ersichtlich und es kann am Termin oder einzelnen Modulen teilgenommen werden.
Für mehr Information zur Verbandsverwaltung und zielgerichteter Kommunikation im Verband, sieh dir bitte folgende Artikel an:
- Big Picture! Intelligente Kommunikation im Verband mit Konzertmeister
- Next Level! Zielgerichtete Kommunikation im Verband mit Konzertmeister
Dashboard
In deinem Dashboard siehst du ab Version 5.1 auch Verbandstermine, die für dich relevant sind und an denen du teilnehmen kannst oder deine Teilnahme zugesagt hast.
Vereinsbereich mit Verbänden
Der Vereinsbereich wurde nun auch um einen Verbandsbereich erweitert. Hier kannst du deine Verbandsmitgliedschaft einsehen und hast direkten Zugriff auf die freigegebenen Termine.
Verbandstermine in meiner Terminliste
Nimmst du an einem Verbandstermin teil, so wird der Termin auch in der Terminliste unter Meine Termine zusätzlich zu den normalen Vereinsterminen angezeigt.
Wie kann ich an einem Verbandstermin teilnehmen?
Jeder mit Zugriffsrecht auf den Verbandstermin hat die Möglichkeit, am Termin teilzunehmen. Ist die Antwortfrist des Termins überschritten oder ein gesetztes Teilnehmerlimit erreicht, ist keine Teilnahme mehr möglich.
Die Anzahl der offenen Plätze wird für jeden transparent dargestellt. Man sieht also jederzeit, wie viele Plätze noch verfügbar sind.
Ist ein Termin in Module unterteilt, erfolgt die Teilnahme immer über mindestens ein Modul des Termins.
Wie kann ich die Teilnehmer eines Verbandstermins auswerten?
Die Leiter des Termins (Bezirks- oder Verbandsleiter) können über die Termindetails die Teilnehmer jederzeit in Echtzeit einsehen und auswerten.
