Problem der Informationsverteilung
Als Verband oder Dachorganisation gibt es im Jahreskreis zahlreiche Informationen, die an die Bezirksebenen, Vereine und Mitglieder zu verteilen sind.
Die Mittel der Wahl sind hier oft:
E-Mail-Verteiler
Newsletter
Social Media
Website
Alle drei Ansätze bringen große Nachteile mit sich:
E-Mail-Verteiler sind selten aktuell und haben bei falscher Verwendung (CC) auch noch datenschutzrechtliche Mängel. Des Weiteren können bei großen Verteilern nie alle Personen erreicht werden (Mailbox voll, E-Mail Adresse nicht mehr gültig, …).
Newsletter erreichen zwar sehr viele Personen, werden aber selten im Detail gelesen, da auch viel irrelevante Information enthalten ist. Nicht alles ist für jeden interessant.
Social Media ist ein gutes Mittel, um auf Events aufmerksam zu machen. Informationen können aber nicht zielgerichtet verteilt werden. Außerdem ist auch nicht jedes Mitglied auf Social Media präsent.
Die Website ist natürlich eine super Anlaufstelle um Informationen zu verteilen. Hier besteht aber eine Holschuld der Empfänger.
Um als Verband zielgerichtet zu kommunizieren und alle diese Probleme zu umgehen, kann die Konzertmeister Plattform eingesetzt werden. Die Verbandsfunktion wurde um ein Zielgruppensystem erweitert, welches eine zielgerichtete Kommunikation mit den Mitgliedern ermöglicht.
Nachrichtenversand im Verband
Der Versand von Nachrichten als Verband war auch bisher schon möglich. Hier könnt ihr nachlesen, wie dies schon jetzt funktioniert: Big Picture! Intelligente Kommunikation im Verband mit Konzertmeister
Bisher konnten folgende Zielgruppen gewählt werden:
Verbandsleiter
Bezirksleiter
Vereinsleiter
Vereinsmitglieder
Mit dem neuen Zielgruppensystem kann beim Versenden von Verbandsnachrichten nun zusätzlich eine Einschränkung auf bestimmte Mitgliederdaten erfolgen. Welche Daten hier benötigt werden, könnt ihr als Verband selbst in Form von individuellen Datenfeldern mit euren Vereinen festlegen. Das System somit völlig flexibel gestalten.
Zielgruppensystem
Mit dem Zielgruppensystem von Konzertmeister ist es zum Beispiel möglich, eine Nachricht an alle
Trompetenspieler:innen
im Alter zwischen 16 und 25
die das Leistungsabzeichen in Silber / D2 besitzen
zu senden.
Wie ist das möglich?
Sowohl in der Ansicht vom Verband, als auch in der Ansicht vom Bezirk gibt es nun den Bereich Datenfelder. Hier können Datenfelder für die Mitgliedsvereine angelegt und geändert werden.
Diese Datenfelder werden zusätzlich zu den Datenfeldern des Vereins in allen Mitgliedsvereinen automatisch zur Verfügung gestellt und sind durch ein Symbol gekennzeichnet.
Die Erfassung der Daten erfolgt in den Vereinen. Sobald die Vereine die Daten eingepflegt haben, kann mit einer nie da gewesenen Präzision kommuniziert werden.
Für unser Beispiel werden drei Datenfelder benötigt:
Instrument (Auswahl)
Geburtstag (Datum)
Leistungsabzeichen Silber (Ja / Nein)
Durch den flexiblen Einsatz eigener Datenfelder können Informationen beliebig verteilt werden.
Datenfelder verbinden
Gibt es im Verein bereits ein Datenfeld, dass identisch mit dem Datenfeld des Verbands ist (zum Beispiel Geburtstag), kann das Datenfeld des Verbands mit dem des Vereins verbunden werden. Damit müssen dieselben Daten nicht mehrfach gepflegt werden und bleiben automatisch synchronisiert.
Das Verbinden von Datenfeldern ist für Felder vom Typ Zahl, Datum und Ja / Nein möglich.
Vereinfachte Pflege der Mitgliederdaten
Um die Daten der Mitglieder schneller und einfacher einzupflegen und am aktuellen Stand zu halten, könnt ihr ab sofort auch die vereinfachte Sammelbearbeitung der Mitgliederdaten verwenden.
Für Berechtigte im Verein gibt es im Bereich Mitglieder nun einen runden Button Mitgliedsdaten bearbeiten (oben links in der Kopfzeile der Mitglieder).
Mit Klick auf den Button öffnet sich der Dialog zur Bearbeitung der Mitgliederdaten.
Zielgerichteter Nachrichtenversand im Verband
Durch das Zielgruppensystem ist es möglich, Nachrichten zielgerichtet an die Vereinsmitglieder zu schicken.
Vorgangsweise:
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Wechsle (als Verbands- oder Bezirksleiter) in der Web App in die Verbandsverwaltung und wähle Nachricht schreiben.
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Wähle im Bereich Empfänger bei den Zielgruppen die Vereinsmitglieder aus.
Es dürfen nur Vereinsmitglieder gewählt sein, um das Zielgruppensystem zur Einschränkung der Empfänger zu erhalten!
-
Nachdem die Bezirke gewählt sind, steht der neue Bereich Empfänger einschränken zur Verfügung (sofern es Datenfelder im Verband gibt).
-
Mit den Datenfeldern des Verbands können nun Einschränkungen (Bedingungen) festgelegt werden, um die Anzahl der Empfänger einzuschränken. Die Einschränkungen können mit und oder oder verknüpft werden.
Sind die Einschränkungen korrekt festgelegt, wird die Anzahl der erreichten Vereine und Mitglieder angezeigt.
Empfänger einschränken
Mehr zum Nachrichtenversand über den Verband kannst du auch hier nachlesen.
Datenschutz der Mitgliederdaten
Ein zentrales Merkmal des Zielgruppensystems ist, dass die Verbände zwar basierend auf den Daten die Nachrichtenempfänger wählen können, aber keinerlei Einblick in die Daten an sich haben. Es wird lediglich angezeigt, wie viele Personen aus wie vielen Vereinen mit den festgelegten Einschränkungen erreicht werden. Die spezifischen Daten der einzelnen Mitglieder sind ausschließlich im Verein verfügbar.
Nutzung von Konzertmeister für Verbandsvereine
Damit Verbandsnachrichten empfangen werden können, müssen die Mitgliedsvereine Konzertmeister verwenden. Hier gibt es die Möglichkeit der kostenlosen Nutzung im Basic Abo oder die Verwendung eines Pro Abos.
Gratis-Nutzung im Basic Abo
Der Nachrichtenempfang sowie das Befüllen der Mitgliederdaten ist mit einem Basic Abo möglich. Die Anzahl der Mitglieder ist in diesem Abo auf 30 begrenzt.
Nutzung im Pro Abo mit Verbandsrabatt
Damit sowohl der Verband, als auch die Vereine von Konzertmeister profitieren, bieten wir individuelle Verbandsrabatte für die Mitgliedsvereine an.
Wie funktioniert der Verbandsrabatt?
Als Verband:
- Melde dich über support@konzertmeister.app zur Erstellung deines Verbands (siehe auch hier).
- Wir legen den Verband an und hinterlegen nach Absprache einen individuellen Rabatt (zum Beispiel 10%) für deine Mitgliedsvereine.
- Bestellt ein Mitgliedsverein ein Abo oder wird ein Abo automatisch verlängert, so wird automatisch der Verbandsrabatt (zum Beispiel 10%) von der Rechnungssumme abgezogen.
Als Verein:
- Tritt deinem Verband bei, indem du in den Vereinsdetails im Bereich Bearbeiten ganz unten nach dem Verband suchst und eine Beitrittsanfrage stellst.
- Nachdem die Beitrittsanfrage vom Verband bestätigt wurde, erhältst du automatisch bei jeder Abo-Bestellung oder Abo-Verlängerung den Verbandsrabatt von der Rechnungssumme abgezogen.
Hinweise zu Verbandsrabatten
Es besteht kein automatischer Anspruch auf einen Verbandsrabatt. Ist im Verband ein Rabatt hinterlegt, gilt dieser immer automatisch für alle Mitgliedsvereine und wird von Konzertmeister bis auf Widerruf automatisch gewährt. Verlässt ein Verein einen Verband oder wird ein Verein von einem Verband ausgeschlossen, verliert der Verein auch den Anspruch auf einen potenziell hinterlegten Verbandsrabatt.
Wir haben dein Interesse geweckt?
Dann melde dich unter support@konzertmeister.app und wir unterstützten dich bei der Verwaltung deines Verbands oder Verbandsbezirks.