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26. September 2024
Big Picture! Intelligente Kommunikation im Verband mit Konzertmeister

Egal ob Chor oder Orchester, zusammen ist man immer stärker. Aus diesem Grund gibt es fast überall überregionale Zusammenschlüsse in Verbänden auf Landes- und Bezirksebene.

Um diese Strukturen möglichst gut zu unterstützen, haben wir in Konzertmeister nun die Möglichkeit einer Verbandsverwaltung geschaffen. Was damit genau gemeint ist und wie es euch weiterhelfen kann, erfahrt ihr in diesem Blogartikel.

Herausforderungen der Kommunikation im Verband

Ein Verband ist in den meisten Fällen auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen strukturiert. Kommuniziert wird meistens via E-Mail in lockeren und unstrukturierten Prozessen (Stichwort: E-Mail-Verteiler).

Nur selten kann eine E-Mail an einen größeren E-Mail-Verteiler versendet werden, ohne dass nicht zumindest ein Zustellversuch fehlschlägt (Posteingang überfüllt, E-Mail Adresse existiert nicht mehr, etc.).

Des Weiteren gibt es auch immer noch Probleme bei der Anwendung. Im schlimmsten Fall wird an alle Empfänger in CC versendet, sodass alle E-Mail-Adressen der Teilnehmer publik werden. Das kann auch datenschutzrechtlich sehr problematisch werden.

Genau hier setzt Konzertmeister an. Die Nachrichtenfunktion innerhalb des Vereins wird von Konzertmeister schon seit einiger Zeit genutzt. Mit der Verbandsverwaltung kann der Verband mit seiner Struktur abgebildet werden und im Anschluss zur Kommunikation genutzt werden.

Verbandsstruktur

Ein Verband gliedert sich in seine Bezirke und Vereine auf. Bezirke können zu Regionen zusammengeschlossen werden.

Es gibt also drei Ebenen:

  • Verband
  • Bezirk (gruppiert in Regionen)
  • Verein
Verbandsstruktur
Verbandsstruktur

Vereine sind alle schon jetzt bestehenden Vereine innerhalb von Konzertmeister. Neu hinzu kommen die Ebenen Verband und Bezirk. Damit kann die gewünschte Struktur abgebildet werden.

Auf jeder Ebene gibt es ein oder mehrere Personen, die Leitungsrechte haben und somit ihre Organisationseinheit verwalten und zur Kommunikation nutzen können.

Ist die Verbandsstruktur definiert, können die Vereine integriert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Der Verein sucht nach dem Verband und stellt eine Beitrittsanfrage, welche von einem Leiter auf Verbandsebene akzeptiert oder abgelehnt werden kann.
  • Der Verband sucht nach dem Verein und lädt ihn zum Verband ein. Auch diese Einladung kann von einem Vereinsleiter akzeptiert oder abgelehnt werden.

Sobald die Vereine in die Verbandsstruktur eingebunden sind, können sie auch in die Kommunikation eingebunden werden.

Erstellung eines Verbands

Die initiale Erstellung eines Verbands erfolgt durch das Konzertmeister Support-Team. Dieses erstellt den Verband und weist eine Person als Leiter zu. Ab diesem Zeitpunkt kann alles Weitere von diesem Leiter initiiert werden:

  • Weitere Leiter ernennen
  • Bezirke erstellen
  • Regionen erstellen
  • Vereine einladen

Kommunikation via Konzertmeister

Ist die Struktur aufgebaut, kann die Verbandsverwaltung zur Kommunikation genutzt werden. Das heißt, es können Nachrichten nach dem Top-down Prinzip an die Mitglieder der Organisationseinheiten versendet werden.

Nachrichtenversand als Verbandsleiter

Als Leiter eines gesamten Verbands stehen folgende Empfängerkreise zur Verfügung:

  • Verbandsleiter
    Versand von Nachrichten an die KollegInnen der Verbandsleitung.
  • Bezirksleiter
    Versand von Nachrichten an die Leiter der gewählten Bezirke.
  • Vereinsleiter
    Versand von Nachrichten an alle Leiter von Vereinen der gewählten Bezirke und Vereine.
  • Vereinsmitglieder
    Versand von Nachrichten an alle Mitglieder von Vereinen der gewählten Bezirke und Vereine.

Noch nie konnte so einfach eine Information zielgerichtet und unkompliziert an die richtigen Personen verteilt werden.

Nachrichtenversand als Verbandsleiter
Nachrichtenversand als Verbandsleiter

Nachrichtenversand als Bezirksleiter

Analog funktioniert es für Personen mit Leitungsrolle auf Bezirksebene. Hier stehen folgende Empfängerkreise zur Verfügung:

  • Bezirksleiter
    Versand von Nachrichten an die Leiter-KollegInnen des Bezirks.
  • Vereinsleiter
    Versand von Nachrichten an alle Leiter von Vereinen der gewählten Bezirke und Vereine.
  • Vereinsmitglieder
    Versand von Nachrichten an alle Mitglieder von Vereinen der gewählten Bezirke und Vereine.
Nachrichtenversand als Bezirksleiter
Nachrichtenversand als Bezirksleiter

Restriktion E-Mail-Versand

Beim Versand von Nachrichten kann auch der E-Mail-Versand aktiviert werden. Wird als Empfängerkreis Vereinsleiter oder Vereinsmitglieder gewählt, gibt es eine potenziell sehr große Empfängergruppe. Hier steht der E-Mail-Versand aktuell nicht zur Verfügung. Die Nachricht wird via Push-Benachrichtigung an die Empfänger versendet und ist in der App im Bereich Nachrichten zu finden.

Empfang der Nachrichten

Verbandsnachrichten werden vollumfänglich in die schon bestehende Funktionalität von Konzertmeister integriert. Ihr seht die Nachrichten eures Verbands direkt in der App im Bereich Nachrichten und werdet auch via Push-Benachrichtigung darüber informiert.

Nachrichten vom Verband
Nachrichten vom Verband

Vorteile

Hier zeigen wir dir die wichtigsten Vorteile der Funktion:

  • Einheitlicher Kommunikationskanal
  • Zielgerichtete Kommunikation auf allen Ebenen
  • Immer aktuelle Empfängerkreise
  • Kostenfrei für den Verband
  • Auch für Vereine im Basic-Abo

Wir haben dein Interesse geweckt?

Dann melde dich unter support@konzertmeister.app und wir unterstützten dich bei der Verwaltung deines Verbands oder Verbandsbezirks.

Die Verbandsverwaltung wird ab Mitte Oktober 2024 als Funktion für euch zur Verfügung stehen.