Mitgliederdaten verwalten
Wir bei Konzertmeister legen höchsten Wert auf Datenschutz. Aus diesem Grund ist es uns auch wichtig, nur Daten zu erheben, die wir auch wirklich zur Erbringung unseres Services brauchen.
Die Verwaltung von personenbezogenen Daten zu den Mitgliedern spielt aber im Vereinsalltag eine wichtige Rolle, um Informationen zur Person, zum Instrument, zur Mitgliedschaft und vielem mehr jederzeit verfügbar zu haben und den Überblick zu behalten.
Hier geben wir euch mit Version 4.5 nun die volle Freiheit. Ihr entscheidet selbst, welche Daten zu den Mitgliedern erfasst werden sollen. Diese sind auch geschützt und nur im Leitungsteam einsehbar.
Verwaltung der Datenfelder
In den Vereinsdetails gibt es mit Version 4.5 den neuen Bereich Felder für Mitgliederdaten.
Hier werden alle Datenfelder des Vereins angezeigt. Neue Datenfelder können erstellt und bestehende Datenfelder bearbeitet oder gelöscht werden.
Datenfeld erstellen
Um Mitgliederdaten zu erfassen, müssen zuerst die Datenfelder für euren Verein definiert werden.
Um ein Datenfeld zu erstellen, wähle in der Ansicht Felder für Mitgliederdaten den + Button. Damit öffnet sich die Ansicht zum Erstellen eines neuen Datenfeldes.
Ein Datenfeld besteht aus folgenden Informationen:
- Name
-
Typ
Hier kannst du den Typ des Datenfeldes festlegen. Mehr dazu findest du im Punkt Datenfeldtypen. -
Status
Ein Feld kann den Status aktiv oder inaktiv haben. Inaktive Felder können nicht erfasst oder bearbeitet werden. Mehr dazu findest du im Punkt Datenfeld deaktivieren. -
Erinnerungsintervall in Jahren
Für Datenfelder vom Typ Datum kannst du ein Erinnerungsintervall festlegen. Mehr dazu findest du im Punkt Erinnerungsfunktion für Datumsfelder. -
Sortierung
Indem du eine Zahl für die Sortierung angibst, kannst du steuern, an welcher Position das Datenfeld angezeigt wird.
Datenfeldtypen
Ihr habt die Möglichkeit, ein Datenfeld mit folgenden Typen zu erstellen:
-
Text
Mit diesem Typ könnt ihr einen beliebigen Text speichern.
Beispiel: Steckbrief
-
Zahl
Hiermit könnt ihr Ganz- und Kommazahlen speichern.
Beispiel: Anzahl der Instrumente
-
Datum
Mit diesem Typ könnt ihr ein Datum speichern und optional auch ein Erinnerungsintervall festlegen (mehr dazu siehe Erinnerungsfunktion für Datumsfelder).
Beispiel: Eintrittsdatum
-
Ja / Nein
Hier könnt ihr ein Datenfeld anlegen, dass nur den Wert Ja oder Nein enthält.
Beispiel: Vegetarier
-
Auswahl
Hier könnt ihr mehrere Optionen hinterlegen, von denen dann beim Mitglied genau eine gewählt werden kann.
Beispiel: Kleidergröße (Optionen: XS, S, M, L, XL, XXL)
Erinnerungsfunktion für Datumsfelder
Bei einem Datenfeld des Typs Datum kann ein Erinnerungsintverall in Jahren hinterlegt werden. Mindestwert ist hier 1 Jahr. Wird ein Erinnerungsintervall hinterlegt, so werden die Vereinsleiter erinnert, wenn sich das Datum (je nach eingestelltem Intervall) wiederholt.
Beispiele
- Es wird ein Datenfeld Eintrittsdatum mit einem Erinnerungsintervall von 10 Jahren festgelegt. Wird bei einem Mitglied nun das Eintrittsdatum 01.10.2014 erfasst, so bekommt das Leitungsteam alle 10 Jahre eine Erinnerung, dass ein Jubiläum ansteht (01.10.2024, 01.10.2034, ...).
- Es wird ein Datenfeld Geburtstag mit jährlicher Erinnerung (Erinnerungsintervall von 1 Jahr) festgelegt, um jedes Jahr an den Geburtstag der Mitglieder erinnert zu werden.
Erinnerungsübersicht
Um immer den Überblick über anstehende Jubiläen zu behalten, kann eine Erinnerungsübersicht aufgerufen werden, die die nächsten anstehenden Erinnerungen der nächsten 6 Monate angezeigt.
Datenfeld deaktivieren
Soll ein Datenfeld in der Zukunft nicht mehr verwendet werden, die dazu erfassten Daten aber bestehen bleiben, kann es deaktiviert werden. Dies stellt sicher, dass
- bereits erfasste Daten für dieses Feld weiter angezeigt werden.
- keine neue Daten zu diesem Feld erfasst werden können.
- bereits erfasste Daten für dieses Feld nicht mehr geändert werden können.
Zum Deaktivieren eines Datenfeldes, wähle in der Ansicht Felder für Mitgliederdaten das entsprechende Feld um die Bearbeitungsansicht zu öffnen. Anschließend entfernst du bei der Checkbox Aktiv das Häkchen und klickst auf Speichern.
Mitgliederdaten erheben
Sind die Datenfelder erfasst, können sie bei den Vereinsmitgliedern befüllt werden.
Navigiere dazu in den Vereinsdetails auf die Bereich Mitglieder und wähle das entsprechende Mitglied aus.
In den Details des Mitgliedes findest du dann den Bereich Mitgliederdaten. Sind noch keine erfasst, kann über den Bearbeiten Button (Bleistift-Symbol) das Ausfüllen gestartet werden.
Datenfelder können durch Klick auf das jeweilige Feld auch einzeln bearbeitet werden.
Dashboard
Um die Übersichtlichkeit unseres Services zu Verbessern haben wir mit Version 4.5 ein Dashboard umgesetzt. Dieses zeigt euch
- offene Rückmeldungen für anstehende Termine
- anstehende Termine
- offene Rückmeldungen für aktuelle Umfragen
- aktuelle Umfragen
- aktuelle Nachrichten
- aktuelle Benachrichtigungen
auf einen Blick.
Ihr könnt in eurem Profil einstellen, ob beim Start der App standardmäßig die Terminliste oder das Dashboard geöffnet werden soll.
Verbesserungen der Musikstückverwaltung
Mit Version 4.2 haben wir die Musikstückverwaltung eingeführt. Dank eures zahlreichen Feedbacks haben wir die meistgewünschten Funktionen gesammelt und nun mit Version 4.5 umgesetzt.
Mehrere Setlists zu einem Termin
Es ist nun möglich, auch mehrere Setlists zu einem Termin zu verlinken. Einfach bei der Erstellung oder Bearbeitung des Termins die gewünschten Setlists wählen.
Länge eines Musikstücks erfassen
Zu Musikstücken gibt es nun auch eine vereinsinterne Möglichkeit, die Länge eines Musikstücks zu erfassen.
Die Länge wird im Format mm:ss eingegeben.
Die Längen der Musikstücke in einer Setlist werden automatisch addiert und auch als Gesamtlänge bei der Setlist angezeigt.
Links zu Musikstücken erfassen
Oft will man den Mitgliedern zu erfassten Musikstücken auch Links zu Aufnahmen oder anderen Inhalten mitgeben. Mit Version 4.5 könnt ihr nun vereinsinterne Links an Musikstücke inklusive Beschreibung anhängen.
Diese Links sind dann in den Details zum Musikstück abrufbar.
Infos zum Musikstück beim Import mitgeben
In unserer Web App bieten wir euch die Möglichkeit, nun auch vereinsinterne Daten, wie Archivnummer, Länge, Kommentar und mehr im CSV bereitzustellen und diese gleich mit zu importieren.
Erweiterung der Berechtigungen für Termine
Mit Version 4.4 haben wir das neue Rollenkonzept eingeführt, welches wir Schritt für Schritt erweitern wollen. Mit Version 4.5 werden folgende neue Berechtigungen für Termine unterstützt:
-
Termine verwalten
Termine erstellen und bearbeiten -
Erweiterte Termindetails einsehen
Leiter-Beschreibung zum Termin lesen -
Rückmeldungen einsehen
Rückmeldungen der Mitglieder beim Termin sehen -
Rückmeldebegründungen einsehen
Rückmeldebegründungen der Mitglieder beim Termin sehen -
Rückmeldungen und Rückmeldebegründungen bearbeiten
Rückmeldungen und Rückmeldebegründungen der Mitglieder beim Termin bearbeiten -
Tatsächliche Anwesenheiten einsehen
Tatsächliche Anwesenheiten auswerten (Web App) -
Tatsächliche Anwesenheiten verwalten
Tatsächliche Anwesenheiten im Termin erfassen und bearbeiten
Rollen mit diesen Berechtigungen können auf Register-, Gruppen- und Vereinsebene zugewiesen werden und haben dann nur genau dort ihre Wirkung.
Für Version 4.6 folgen dann Berechtigungen für Nachrichten und Umfragen.
Automatische Terminteilnahme
Eine Anfrage, die uns auch oft erreicht hat, war das Hinterlegen von automatischen Teilnahmeregeln. Will ein Mitglied immer standardmäßig mit Zusage (grün) eingetragen werden, ohne aktiv zu werden, kann dies in Zukunft über das Profil gesteuert werden.
Für jeden Verein, in dem man Mitglied ist, kann eine automatische Teilnahme erstellt werden. Wähle dazu im Profil Automatische Teilnahmen verwalten.
Es öffnet sich die Ansicht Automatische Teilnahme. Klicke anschließend den + Button, um die Ansicht zum Erstellen zu öffnen, wähle den Verein und speichere die Einstellung mit Klick auf Automatische Teilnahme erstellen.
Ist eine automatische Teilnahme für einen Verein erstellt, wird man zu neuen Terminen für diesen Verein automatisch mit der Rückmeldung zugesagt hinterlegt.