Terminvorlagen
Das Erstellen von Terminen ist eine zentrale, wiederkehrende Kernaufgabe bei der Verwendung von Konzertmeister. Um diese Aufgabe einfacher und bequemer zu gestalten, können in Zukunft Vorlagen für Termine erstellt werden.
Aufbau von Terminvorlagen
Eine Terminvorlage hat folgende Eigenschaften:
- Name
- Beschreibung
Folgende Termineigenschaften können in der Vorlage hinterlegt werden:
- Name des Termins
- Startzeit des Termins **
- Endzeit des Termins **
- Keine Zeit festlegen **
- Termintyp *
- Verein / Register / Gruppe *
- Sichtbarkeit der Rückmeldungen *
- Sichtbarkeit der Rückmeldungsbegründungen *
- Rückmeldefrist in Stunden vor dem Terminstart
- Erinnerung zur Rückmeldung in Stunden vor Ablauf der Frist
- Dateien zum Termin teilen
- "Vielleicht" erlauben
- Begründung bei Absage einfordern
- Alle Antworten auf "Ja" setzen
- Veröffentlichungsstatus
- Terminkategorien
- Raum
- Benachrichtigungen bei Rückmeldungsänderung
Mit * markierte Eigenschaften sind verpflichtend bei der Vorlage anzugeben.
Bei den mit ** markierten Eigenschaften muss entweder die Start- und Endzeit festgelegt werden oder die Checkbox für Keine Zeit festlegen aktiviert sein.
Nicht befüllte Werte werden bei der Verwendung mit Standardwerten befüllt.
Verwaltung von Vorlagen
Für die Verwaltung von Vorlagen wurden zwei neue Berechtigungen eingeführt:
- Terminvorlagen einsehen
- Terminvorlagen verwalten
Terminvorlagen können in den Vereinsdetails verwaltet werden.
Terminvorlagen können jederzeit geändert oder gelöscht werden. Dies hat keine Auswirkung auf bereits erstellte Termine.
Erstellung von Terminen mit einer Vorlage
Bei der Erstellung von Terminen gibt es ab Version 4.6 zwei verschiedene Modi:
- Standarderstellung eines Termins
- Schnellerstellung eines Termins
Wählt man in der Terminübersicht den + Button, erscheinen zwei zusätzliche Buttons für die Wahl zwischen Standarderstellung und Schnellerstellung.
Standarderstellung eines Termins
Bei der Standarderstellung eines Termins funktioniert alles wie gewohnt. Zusätzlich kann eine Terminvorlage ausgewählt werden, um alle Einstellungen aus der Vorlage zu befüllen. Diese Einstellungen können noch angepasst werden, um hier die volle Flexibilität zu gewährleisten.
Schnellerstellung eines Termins
Bei der Schnellerstellung wird ebenfalls eine Vorlage gewählt. Hier werden aber nur noch die wichtigsten Informationen abgefragt. Alles andere wird automatisch aus der Vorlage verwendet oder mit Standardwerten befüllt.
Folgende Informationen können bei der Schnellerstellung eingegeben werden:
- Terminname
- Eingeladene Mitglieder
- Startdatum
- Einstellung zum SMS-Versand
Anzeige der Rückmeldungsänderungen
Oft kommt es vor, dass man einen Blick auf die Rückmeldungen zu einem Termin wirft und gern wüsste, was sich erst kürzlich verändert hat. Zum Beispiel gibt es eine Absage mehr, als beim letzten Blick auf die Rückmeldungsübersicht und man möchte wissen, wer diese Antwort abgegeben hat. Um diese Frage in Zukunft einfacher zu beantworten, gibt es eine neue Ansicht, welche die letzten Rückmeldungsänderungen darstellt.
Kommentare zu Umfragen
Umfragen sind eine sehr beliebte Funktion in Konzertmeister. Oft möchte man bei einer bestimmten Frage noch ein Kommentar hinterlegen, um die Antwort zu begründen oder weiter auszuführen.
Mit Version 4.6 ist dies in Zukunft sowohl in den Apps, als auch direkt aus der E-Mail zur Umfrage möglich.
Die Kommentare werden auch im Umfrageergebnis angezeigt.
Berechtigungen für Nachrichten und Umfragen
Mit Version 4.4 wurde die Möglichkeit geschaffen, als Verein eigene Rollen zu definieren und mit Berechtigungen auszustatten.
Mit Version 4.6 werden die möglichen Berechtigungen nun auch für das Versenden von Nachrichten und Umfragen erweitert. Folgende Berechtigungen stehen zur Verfügung:
-
Nachrichten versenden
Versand von Nachrichten -
Nachrichten verwalten
Löschen von Nachrichten im Zuständigkeitsbereich -
Umfrageergebnisse einsehen
Einsehen der Umfrageergebnisse -
Umfragen verwalten
Umfragen bearbeiten und löschen, Umfrageergebnisse einsehen
Umfrageergebnisse einsehen
Umfrageergebnisse können also in Zukunft eingesehen werden, wenn
- sie für alle freigegeben sind (Einstellung an der Umfrage).
- man eine Leiter oder Co-Leiter Rolle besitzt.
- man die Berechtigung Umfrageergebnisse einsehen (über eine benutzerdefinierte Rolle) besitzt.
Berechtigungen für Dateien
Analog zur Erweiterung der Berechtigungen bei Nachrichten und Umfragen, wurden auch folgende Berechtigungen für den Dateizugriff eingeführt:
- Dateien lesen
- Dateien verwalten
Je nach Sichtbarkeit des Ordners wirken diese Berechtigungen.
Dateien lesen
Die Berechtigungen über hochgeladene Dateien werden in Konzertmeister über die Einstellungen am Ordner geregelt. Ein Ordner kann folgende Sichtbarkeitseinstellungen haben:
-
Leiter, Co-Leiter und Berechtigte
Alle Leiter und Co-Leiter des Vereins sowie Mitglieder mit der Berechtigung Dateien lesen auf Vereinsebene können die Dateien sehen. -
Alle Leiter, Co-Leiter und Schriftführer
Alle Mitglieder mit einer dieser erweiterten Rollen im Verein können die Dateien sehen. -
Alle Mitglieder
Alle Mitglieder sehen die Dateien.
Diese Sichtbarkeiten können noch auf Register oder Gruppen eingeschränkt werden.
Ist der Ordner zum Beispiel zusätzlich auf die Gruppe "Vorstand" beschränkt, wirken sich die Einstellungen folgendermaßen aus:
-
Leiter, Co-Leiter und Berechtigte
Alle Leiter und Co-Leiter der Gruppe "Vorstand" sowie Mitglieder mit der Berechtigung Dateien lesen in dieser Gruppe können die Dateien sehen. -
Alle Leiter, Co-Leiter und Schriftführer
Alle Mitglieder mit einer dieser erweiterten Rollen in der Gruppe können die Dateien sehen. -
Alle Mitglieder
Alle Mitglieder der Gruppe sehen die Dateien.
Dateien verwalten
Um Dateien zu verwalten, muss zumindest einer der folgenden Punkte zutreffen:
- Das Mitglied hat die Berechtigung Dateien verwalten im Verein. Diese Berechtigung hat man entweder implizit über die Leiterrolle auf Vereinsebene oder über eine benutzerdefinierte Rolle.
- Das Mitglied hat die Berechtigung Dateien verwalten auf Register- oder Gruppenebene. Diese Berechtigung hat man entweder implizit über die Leiterrolle auf Register- / Gruppenebene oder über eine benutzerdefinierte Rolle.
- Das Mitglied ist der Ersteller der Datei.
Nachrichten an Substituten senden
Wir haben den Versand von Nachrichten nun erweitert, um auch vereinsexterne Personen mit Informationen versorgen zu können. Beim Nachrichtenversand können in Zukunft auch hinterlegte Substituten ausgewählt werden.
Beim Starten des Nachrichtenversands aus einem Termin werden Substituten ebenfalls berücksichtigt und inkludiert.
Download von Ordnern
Um hochgeladene Dateien auch wieder einfacher aus Konzertmeister exportieren zu können, kann in Zukunft ein ganzer Ordner als ZIP-Datei heruntergeladen werden. Dazu gibt es in den Infos zum Ordner nun einen Herunterladen Button.
Diese Funktion ist nur in der Web-App verfügbar.