Flexibles Rollen-Management
Um Konzertmeister in Zukunft flexibler verwenden zu können, gibt es für euch mit der neuen Version die Möglichkeit, selbst Rollen zu definieren.
WICHTIG: Das bestehende Rollenkonzept mit den Rollen Leiter, Co-Leiter und Schriftführer bleibt natürlich nach wie vor bestehen und funktioniert auch weiterhin wie gewohnt. Wenn ihr also keine eigenen Rollen erstellen wollt, ändert sich für euch im Verein nichts.
Rollenverwaltung
In den Vereinsdetails gibt es mit Version 4.4 den neuen Bereich Rollenverwaltung.
Hier werden alle Rollen des Vereins angezeigt, neue Rollen können erstellt und bestehende Rollen bearbeitet oder gelöscht werden.
Es werden auch die bereits bekannten Systemrollen Leiter, Co-Leiter und Schriftführer angezeigt. Diese können aber nicht verändert oder gelöscht werden.
Eine Rolle erstellen
Um eine Rolle zu erstellen, kann in der Rollenverwaltung die + Schaltfläche geklickt werden. Damit öffnet sich die Ansicht zum Erstellen einer neuen Rolle.
Eine Rolle hat folgende Eigenschaften:
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Name
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Rolle auf alle Mitglieder anwenden
Wird diese Option gewählt, so ist diese Rolle automatisch allen Vereinsmitgliedern zugewiesen und muss nicht explizit jedem zugeteilt werden.
Beispiel: Alle Mitglieder sollen lesenden Zugriff auf die Raumbuchungen bekommen. Die Rolle Raumleser mit der Berechtigung Räume einsehen wird erstellt und die Option aktiviert. Somit haben automatisch alle Mitglieder lesenden Zugriff auf die Räume. Wird diese Option deaktiviert oder die Rolle als Ganzes deaktiviert, ist diese Berechtigung augenblicklich aufgehoben.
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Liste an Berechtigungen
Eine Rolle kann beliebig viele Berechtigungen haben, wobei das Verwaltungsrecht immer auch das lesende Recht mit einschließt.
Beispiel: Soll eine Rolle Räume lesen und verändern können, so reicht es, der Rolle die Berechtigung Räume verwalten zuzuweisen. Die Berechtigung Räume einsehen ist hier immer automatisch inkludiert. Werden beide Berechtigungen zugewiesen, führt dies aber auch zu keinem Problem.
Eine Rolle deaktivieren
Soll eine Rolle temporär deaktiviert werden, kann die Rolle bearbeitet und dort auf inaktiv gestellt werden. Somit sind sämtliche Zuweisungen der Rolle inaktiv und die damit verbundenen Berechtigungen werden nicht berücksichtigt. Sobald die Rolle wieder aktiviert wird, sind auch alle Zuweisungen wieder aktiv.
Eine Rolle zuweisen
Das Zuweisen von Rollen funktioniert nach wie vor über den Bereich Rollen in den Vereinsdetails.
Hier werden nun alle Mitglieder mit ihren Rollen aufgelistet. Über die + Schaltfläche kannst du eine neue Rollen-Zuweisung vornehmen. Hat ein Mitglied schon Rollen zugewiesen, kannst du in der Liste auf das Mitglied klicken und in der Bearbeitungsansicht die Rollen des Mitglieds ändern.
Die Rollen werden entweder auf Vereinsebene oder auf Register- / Gruppenebene zugewiesen. Je nachdem auf welcher Ebene du dich befindest.
WICHTIG: Die Berechtigungen, welche mit Version 4.4 zur Verfügung stehen, sind alle für den Vereinskontext gedacht. Eine Rolle mit der Berechtigung Räume einsehen kann zwar auch auf Registerebene zugewiesen werden, hat dort aber keine Auswirkung, da diese Berechtigung nur auf Vereinsebene geprüft wird.
Terminveröffentlichung
Ein häufig nachgefragtes Thema war die Möglichkeit Termine vorab zu erstellen, ohne dass diese für die eingeladenen Mitglieder sichtbar sind. Diesem Wunsch sind wir nun mit einem Konzept zur Veröffentlichung nachgekommen.
Entscheidet sich der Termin-Ersteller den Termin als unveröffentlicht zu erstellen, so ist der Termin nur im Leiter-Team sichtbar und als Entwurf gekennzeichnet.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Termin veröffentlicht werden kann:
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Manuell
Ein Mitglied mit Bearbeitungsrechten veröffentlicht den Termin bei Bedarf manuell. -
Automatisch
Es wird ein Veröffentlichungszeitpunkt gesetzt, ab dem der Termin für alle sichtbar ist.
Der Veröffentlichungszeitpunkt kann bei der Termin-Erstellung festgelegt oder später durch die Bearbeitung des Termins gesetzt oder verändert werden.
Sobald ein Termin veröffentlicht wird (automatisch oder manuell), wird der Termin an die Mitglieder als NEU ausgeschickt. Dies verhält sich dann so, als wäre der Termin gerade erst neu erstellt worden.
Veröffentlichung aufheben
Ist ein Termin bereits veröffentlicht, kann er auch wieder in den Entwurfsmodus zurückgesetzt werden und verschwindet wieder aus der Terminliste der Mitglieder.
Diese Option ist mit Vorsicht zu verwenden, da es zu Missverständnissen und Unsicherheiten führen kann, wenn ein Termin plötzlich aus der Terminliste der Mitglieder verschwindet und zu einem späteren Zeitpunkt wieder auftaucht. Um die maximale Flexibilität zu gewähren, wollen wir euch diese Möglichkeit aber trotzdem anbieten.
Einladen von inaktiven Mitgliedern
Oftmals gibt es Mitglieder, die aufgrund von Arbeit, Karenz oder anderen Gründen länger nicht am musikalischen Regelbetrieb teilnehmen können. Diese werden häufig auf inaktiv gesetzt, um sie bei der Termin-Erstellung nicht immer aktiv abwählen zu müssen.
Um inaktive Mitglieder bei speziellen Terminen (soziale Events, Sitzungen) trotzdem einladen zu können, gibt es mit Version 4.4 nun die Möglichkeit, inaktive Mitglieder bei der Termin-Erstellung trotzdem einzublenden. Somit können sie auch zum Termin eingeladen werden.
Raumbuchungen in Website einbinden
Analog zum Termin-Export als Link für die Website gibt es ab nun auch die Möglichkeit, Raumbuchungen als Link zu exportieren und diese Raumbuchungsliste in die Website einzubinden.
Antwortstatus in Umfrageliste
Um einen besseren Überblick zu bekommen, ob man auf eine Umfrage schon geantwortet hat, oder ob die Antwort noch ausständig ist, wird dies ab jetzt in der Umfrageliste explizit angezeigt.
Antwortzeitpunkt in Umfrageergebnis
In der Ergebnisliste einer Umfrage ist ab Version 4.4 nun auch ersichtlich, wann eine Antwort zur Umfrage abgegeben wurde. Dies wird nur für nicht anonyme Umfragen angezeigt.
Verbesserte Info via E-Mail für Nachrichten und Umfragen
Wird eine Nachricht oder eine Umfrage auch via E-Mail versandt, so war in dieser der Empfängerkreis (Verein, Register, Gruppe) nicht ersichtlich. Dies wird ab jetzt in der E-Mail auch angezeigt.
Erweiterter Mitglieder-Export
In der Web App ist es beim CSV-Export der Mitglieder nun möglich, die Register und Gruppen der Mitglieder einzusehen.