Urlaube, Krankenstände, Berufsreisen, Karenzen und viele andere Gründe können eine Teilnahme an Proben, Auftritten und anderen Terminen verhindern. Folgend zeigen wir, wie sowohl die eigenen Abwesenheiten, als auch die Abwesenheiten der Vereinsmitglieder (als LeiterIn) verwaltet werden können.
🧳 Persönliche Abwesenheiten eintragen
Geht es um Urlaube und längerfristig bekannte Abwesenheiten, so können diese oft schon Monate vorher vom Mitglied selbst bekannt gegeben werden. Hierzu kann man in der Konzertmeister App in sein Profil wechseln und auf Abwesenheiten verwalten klicken. Dort sieht man eine Liste seiner zukünftig geplanten Abwesenheiten.
Mittels Klick auf den + Button lässt sich eine neue Abwesenheit erstellen. Hierfür sind folgende Daten anzugeben:
- Abwesenheitsgrund
- Start-Datum
- Ende-Datum (optional - wenn nicht angegeben, ist die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit offen)
- Verein (optional - ohne Verein gilt die Abwesenheit global für alle Vereine in denen man Mitglied ist)
- Einladungsverhalten:
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Einladen
Man wird als abwesend angezeigt, aber trotzdem in der Zeit der Abwesenheit zu Terminen eingeladen. -
Einladen, automatische Absage
Man wird als abwesend angezeigt, aber trotzdem in der Zeit der Abwesenheit zu Terminen eingeladen und bei diesen automatisch auf nicht teilnehmend (rot) gesetzt. -
Nicht Einladen
Man wird in der Zeit seiner Abwesenheit nicht zu Terminen eingeladen.
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Einladen
✈️ Abwesenheiten auf Vereinsebene
Abwesenheiten einsehen
Um zukünftige Abwesenheiten im Verein zu prüfen, kann bei den Vereinsdetails auf den Eintrag Abwesenheiten verwalten geklickt werden. Dort wird eine Liste aller aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten der Vereinsmitglieder angezeigt.
Abwesenheiten erstellen
Erfährt man von einer Abwesenheit eines Mitglieds, das diese nicht selbst angelegt hat, kann man diese als Vereinsleiter selbst für das Mitglied im Vereinskontext anlegen.
✍️ Smarte Terminerstellung
Das Wichtigste zum Schluss!
Eine Abwesenheitsplanung erfüllt nur den gewünschten Zweck, wenn die Abwesenheiten auch dort berücksichtigt werden, wo man sie braucht - beim Erstellen und Ändern von Terminen.
Wird ein neuer Termin erstellt, so prüft Konzertmeister automatisch den ausgewählten Termin-Zeitraum sowie die eingeladenen Mitglieder auf Abwesenheiten und zeigt diese an.
Man kann also nicht mehr unabsichtlich eine Probe so festlegen, dass eventuell ein wichtiges Mitglied auf Urlaub ist.
Sobald es Abwesenheiten gibt, wird darauf hingewiesen.
In der Mitglieder-Auswahl kann man sich dann die genauen Details zu den Abwesenheiten pro Mitglied ansehen.