Es ist nicht selten der Fall, dass ein Probelokal von verschiedenen Ensembles, Vereinen, Lehrer:innen und Vereinsgruppen genutzt wird. Doch wann ist der Raum eigentlich frei? Kann ich heute um 18 Uhr spontan eine Probe machen, ohne mit einer anderen Gruppe zu kollidieren?
Solche Fragen lassen sich in Zukunft mit einem Blick in Konzertmeister schnell und unkompliziert beantworten.
Raum erstellen
Um Raumbuchungen planen zu können, muss zuerst ein Raum erstellt werden. Dies passiert unter dem Kontext des Vereins, welcher der Besitzer oder Hauptnutzer der Räumlichkeit ist.
Ein Raum hat folgende Eigenschaften:
- Name
- Beschreibung
- Kapazität (Anzahl Personen)
- Adresse
- Zugangsregeln für Nutzer und Vereine
Wird keine Zugangsregel festgelegt, ist der Raum vorerst nur für Leiter innerhalb des Vereins sichtbar. Wie weitere Personen für den Raum berechtigt werden können, zeigen wir euch im nächsten Punkt.


Zugangsregeln festlegen
Um einen Raum weiteren Vereinsmitgliedern, vereinsexternen Personen oder anderen Vereinen zugänglich zu machen, können verschiedene Zugangsregeln definiert werden.

Zugangsregeln für Mitglieder
Soll ein Mitglied des eigenen Vereins Raumbuchungen sehen oder sogar erstellen und bearbeiten dürfen, so kann eine Zugangsregel für das Mitglied erstellt werden. Sobald die Zugangsregel erstellt wurde, sieht das Mitglied den Raum im Menüpunkt Meine Räume in der App.

Zugangsregel für vereinsexterne Personen
Oft werden Räumlichkeiten auch von vereinsexternen Personen (z.B. für den Unterricht) genutzt oder eine Reinigungskraft muss wissen, wann der Raum leer steht. Um vereinsexternen Personen Zugang zu einem Raum zu ermöglichen, können sie via E-Mail zum Raum eingeladen werden.
Wenn mit der angegebenen E-Mail Adresse schon ein Konzertmeister-Konto verknüpft ist, erscheint der Raum automatisch im Menüpunkt Meine Räume in der App der Person.
Ist mit der E-Mail Adresse noch kein Konzertmeister Konto verknüpft, kann sich die Person registrieren, um über die App die Rauminformationen abzufragen.

Zugangsregel für Vereine
Wird ein Raum mit einem weiteren Verein geteilt oder gibt es einen Verein, der den Raum mitbenutzt, so ist es möglich, diesem Verein Zugriff auf den Raum zu gewähren. Die Leiter des gewählten Vereins sehen den Raum anschließend im Menüpunkt Meine Räume und können je nach Berechtigung auch Raumbuchungen erstellen.

Zugangsberechtigung "Lesen" und "Schreiben"
Beim Erstellen von Zugangsregeln kann für die gewählte Person oder den gewählten Verein zwischen folgenden Zugangs-Berechtigungen gewählt werden:
-
Lesen
Mit dieser Berechtigung können Raumbuchungen lediglich eingesehen werden. -
Schreiben
Mit dieser Berechtigung können Raumbuchungen erstellt werden und der Raum ist auch bei der Terminerstellung wählbar.
Raumbuchungen einsehen
Um die Buchungen eines Raumes einzusehen, wird der Raum unter dem Menüpunkt Meine Räume geöffnet. Im Anschluss können die kommenden Buchungen eingesehen werden:

Raumbuchungen erstellen
Hat man schreibenden Zugriff auf den Raum, so kann direkt in den Raumdetails unter Meine Räume eine Buchung erstellt werden.
Raumbuchungen können einmalig oder als wiederholende Buchung angelegt werden.
Einmalige Raumbuchung erstellen
Eine einmalige Raumbuchung reserviert den Raum genau einmal.

Wiederholende Raumbuchung erstellen
Eine wiederholende Raumbuchung wird wöchentlich am gewählten Wochentag wiederholt (z.B. jeden Freitag von 20 bis 22 Uhr). Bei einer wiederholenden Raumbuchung muss zusätzlich noch ein Gültigkeitszeitraum festgelegt werden.

Termine mit Raum erstellen
Wird bei der Terminerstellung ein Raum gewählt, so entsteht automatisch eine Raumbuchung für den eingetragenen Termin. Bei der Erstellung eines Termins mit ausgewähltem Raum wird von Konzertmeister geprüft, ob es Konflikte mit bestehenden Raumbuchungen gibt.
