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17. April 2023
Book it! Raumverwaltung in Konzertmeister 4.0

Mit Version 4.0 kommt eine weitere wichtige und häufig gewünschte Funktion für viele Vereine auf die Konzertmeister-Plattform: Das Verwalten von Räumen.

Mit Zugangsregeln und Raumbuchungen habt ihr in Zukunft die volle Kontrolle über die Belegung eurer Vereinsräume.

Wie das funktioniert, zeigen wir euch in diesem Blog-Post.

Es ist nicht selten der Fall, dass ein Probelokal von verschiedenen Ensembles, Vereinen, Lehrer:innen und Vereinsgruppen genutzt wird. Doch wann ist der Raum eigentlich frei? Kann ich heute um 18 Uhr spontan eine Probe machen, ohne mit einer anderen Gruppe zu kollidieren?

Solche Fragen lassen sich in Zukunft mit einem Blick in Konzertmeister schnell und unkompliziert beantworten.

Raum erstellen

Um Raumbuchungen planen zu können, muss zuerst ein Raum erstellt werden. Dies passiert unter dem Kontext des Vereins, welcher der Besitzer oder Hauptnutzer der Räumlichkeit ist.

Ein Raum hat folgende Eigenschaften:

  • Name
  • Beschreibung
  • Kapazität (Anzahl Personen)
  • Adresse
  • Zugangsregeln für Nutzer und Vereine

Wird keine Zugangsregel festgelegt, ist der Raum vorerst nur für Leiter innerhalb des Vereins sichtbar. Wie weitere Personen für den Raum berechtigt werden können, zeigen wir euch im nächsten Punkt.

Vereinsansicht
Vereinsansicht
Vereinsräume
Vereinsräume

Zugangsregeln festlegen

Um einen Raum weiteren Vereinsmitgliedern, vereinsexternen Personen oder anderen Vereinen zugänglich zu machen, können verschiedene Zugangsregeln definiert werden.

Raum mit Zugangsregeln
Raum mit Zugangsregeln

Zugangsregeln für Mitglieder

Soll ein Mitglied des eigenen Vereins Raumbuchungen sehen oder sogar erstellen und bearbeiten dürfen, so kann eine Zugangsregel für das Mitglied erstellt werden. Sobald die Zugangsregel erstellt wurde, sieht das Mitglied den Raum im Menüpunkt Meine Räume in der App.

Zugangsregel für Mitglied festlegen
Zugangsregel für Mitglied festlegen

Zugangsregel für vereinsexterne Personen

Oft werden Räumlichkeiten auch von vereinsexternen Personen (z.B. für den Unterricht) genutzt oder eine Reinigungskraft muss wissen, wann der Raum leer steht. Um vereinsexternen Personen Zugang zu einem Raum zu ermöglichen, können sie via E-Mail zum Raum eingeladen werden.

Wenn mit der angegebenen E-Mail Adresse schon ein Konzertmeister-Konto verknüpft ist, erscheint der Raum automatisch im Menüpunkt Meine Räume in der App der Person.

Ist mit der E-Mail Adresse noch kein Konzertmeister Konto verknüpft, kann sich die Person registrieren, um über die App die Rauminformationen abzufragen.

Zugangsregel für vereinsexterne Person festlegen
Zugangsregel für vereinsexterne Person festlegen

Zugangsregel für Vereine

Wird ein Raum mit einem weiteren Verein geteilt oder gibt es einen Verein, der den Raum mitbenutzt, so ist es möglich, diesem Verein Zugriff auf den Raum zu gewähren. Die Leiter des gewählten Vereins sehen den Raum anschließend im Menüpunkt Meine Räume und können je nach Berechtigung auch Raumbuchungen erstellen.

Zugangsregel für Verein festlegen
Zugangsregel für Verein festlegen

Zugangsberechtigung "Lesen" und "Schreiben"

Beim Erstellen von Zugangsregeln kann für die gewählte Person oder den gewählten Verein zwischen folgenden Zugangs-Berechtigungen gewählt werden:

  • Lesen
    Mit dieser Berechtigung können Raumbuchungen lediglich eingesehen werden.
  • Schreiben
    Mit dieser Berechtigung können Raumbuchungen erstellt werden und der Raum ist auch bei der Terminerstellung wählbar.

Raumbuchungen einsehen

Um die Buchungen eines Raumes einzusehen, wird der Raum unter dem Menüpunkt Meine Räume geöffnet. Im Anschluss können die kommenden Buchungen eingesehen werden:

Raumbuchungen
Raumbuchungen

Raumbuchungen erstellen

Hat man schreibenden Zugriff auf den Raum, so kann direkt in den Raumdetails unter Meine Räume eine Buchung erstellt werden.

Raumbuchungen können einmalig oder als wiederholende Buchung angelegt werden.

Einmalige Raumbuchung erstellen

Eine einmalige Raumbuchung reserviert den Raum genau einmal.

Einmalige Raumbuchung erstellen
Einmalige Raumbuchung erstellen

Wiederholende Raumbuchung erstellen

Eine wiederholende Raumbuchung wird wöchentlich am gewählten Wochentag wiederholt (z.B. jeden Freitag von 20 bis 22 Uhr). Bei einer wiederholenden Raumbuchung muss zusätzlich noch ein Gültigkeitszeitraum festgelegt werden.

Wiederholende Raumbuchung erstellen
Wiederholende Raumbuchung erstellen

Termine mit Raum erstellen

Wird bei der Terminerstellung ein Raum gewählt, so entsteht automatisch eine Raumbuchung für den eingetragenen Termin. Bei der Erstellung eines Termins mit ausgewähltem Raum wird von Konzertmeister geprüft, ob es Konflikte mit bestehenden Raumbuchungen gibt.

Termin mit Raum erstellen
Termin mit Raum erstellen