Neben der Verwaltung von Terminen stehen in jedem Verein und jeder Gruppe Themen an, die verwaltet werden müssen. Ob beim Vereinsfest, beim Bühnenaufbau, beim Verteilen von Zusendungen oder beim Putzen des Probelokals - überall warten Aufgaben, die organisiert, verteilt und zuverlässig erledigt werden müssen. Eine effiziente Aufgabenverwaltung ist somit ein zentraler Baustein erfolgreicher Vereinsarbeit.
Aus diesem Grund haben wir eine einfache Möglichkeit geschaffen, Aufgaben im Verein zu planen und Mitgliedern zuzuweisen. Auch der Status der Durchführung ist jederzeit ersichtlich, damit ihr immer den vollen Überblick behaltet und euch Zeit und Nerven spart.
Erstellen einer Aufgabe
Um Aufgaben zu erstellen, gibt es die neue Berechtigung Aufgaben verwalten. Diese Berechtigung kann über eine spezifische Vereinsrolle oder über die Leiterrolle erlangt werden. Die Berechtigung kann entweder nur für bestimmte Register / Gruppen oder für den ganzen Verein zugeteilt werden. Analog dazu gibt es auch die Berechtigung Aufgaben einsehen um lesend auf Aufgaben zuzugreifen.
Eine Aufgabe hat neben Name und Beschreibung folgende Eigenschaften:
Aufgabentyp
Aufgaben in Konzertmeister können einen von zwei Typen haben:
Einfache Aufgabe
Diese sind einmalig zu erledigen und für einmalige Aktionen gedacht.Wiederkehrende Aufgabe
Diese können genutzt werden, um in einem bestimmten Intervall Aktionen durchzuführen (zum Beispiel die jährliche Meldung bei der AKM / GEMA, die Reinigung des Vereinslokals oder andere wiederkehrende Tätigkeiten).
Status
Eine Aufgabe kann einen der folgenden Status-Werte einnehmen:
Offen
In Arbeit
Erledigt
Archiviert
Wiederholung pausiert
(nur bei wiederkehrenden Aufgaben)
Verein / Register / Gruppe
Analog zu Terminen kann festgelegt werden, welche organisatorische Einheit im Verein die Aufgaben sehen soll.
Zugewiesene Mitglieder
Aus diesen gewählten Einheiten können die Mitglieder gewählt werden, die der Aufgabe zugewiesen sind.
Verantwortliche Mitglieder
Aus dem Kreis der zugewiesenen Mitglieder können Verantwortliche gewählt werden, die für die Erfüllung der Aufgabe verantwortlich sind.
Fälligkeit
Wird eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen, so werden die zugewiesenen Mitglieder rechtzeitig über den Ablauf der Fälligkeit informiert, um aktiv werden zu können. Überfällige Aufgaben werden gekennzeichnet.
Kategorien
Aufgaben können wie Termine mit Kategorien gruppiert werden.
Teilaufgaben
Aufgaben vom Typ Einfache Aufgabe können noch mit Teilaufgaben versehen werden. Diese können wie eine Checkliste von den Teilnehmern abgehakt werden.
Wiederholungsintervall
Aufgaben vom Typ Wiederkehrende Aufgabe werden basierend auf dem Startdatum nach einem festgelegten Intervall wiederholt (zum Beispiel jede Woche, alle 3 Monate, jedes Jahr).
Historie der Statusänderungen
Um immer nachvollziehen zu können, wer den Status einer Aufgabe oder Teilaufgabe wann verändert hat, gibt es eine Historie, die die Statusänderungen protokolliert und anzeigt.
Historie der Durchführungen
Bei Aufgaben vom Typ Wiederkehrende Aufgabe kann zu jederzeit nachvollzogen werden, wie oft diese schon durchgeführt wurde und in welchem Status die Durchführung verblieben ist.
Pinnwand bei der Aufgabe
Jede Aufgabe besitzt auch eine eigene Pinnwand, die den zugewiesenen Mitgliedern eine aktive, zielgerichtete Kommunikation ermöglicht.
Meine Aufgaben
Im Bereich Meine Aufgaben werden alle Aufgaben angezeigt, zu denen man zugewiesen ist. Standardmäßig sieht man die anstehenden Aufgaben chronologisch sortiert.
Es gibt auch die Möglichkeit die Aufgaben nach folgenden Aspekten zu filtern:
Name und Beschreibung
Kategorie
Status
Verein / Gruppe
Nur überfällige
Als verantwortlich zugewiesen
Aufgaben im Verein
In den Vereinsdetails sieht man alle Aufgaben, für die man eine Berechtigung hat, unabhängig vom eigenen Zuweisungsstatus. Die Filterung funktioniert analog zu Meine Aufgaben.
Aufgaben im Termin
Aufgaben können auch mit einem Termin verknüpft werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um Vorbereitungen zum Termin oder Tätigkeiten während des Termins handelt, da damit eine logische Zuordnung sichergestellt werden kann.
Terminaufgaben werden aus dem Termin heraus erstellt und können nur vom Typ Einfache Aufgabe sein.
Verfügbarkeit
Version 5.0 wird wahrscheinlich ab Mitte Mai für euch zur Verfügung stehen.
Parallel dazu arbeiten wir auch an einer Verbesserung der Android App. Testet das überarbeitete Design bereits vorab und teilt uns eure Meinung mit! Mehr dazu erfahrt ihr hier: Tester und Feedback für Android App Redesign gesucht