Konzertmeister in Clarino

Co-founder and bandmaster Stefan Stift has given the renowned magazine Clarino an interview about Konzertmeister and rehearsal planning in the orchestra. You can read this here. The interview is in German.

Wie sind Sie auf die Idee gekommen? Aufgrund eigener Erfahrungen?

Die Idee hat sich aus meiner Tätigkeit als Kapellmeister ergeben. Die Kommunikation im Verein war geprägt von umständlichen Mail- und SMS Verteilern, sowie WhatsApp-Gruppen.
Vor allem letztere sind zwar kurzfristig eine gute Lösung um Mitglieder in Gruppen zu strukturieren und schnell mit ihnen zu kommunizieren, verlieren aber mit der Verwendung sehr rasch an Übersicht und bergen durch ständige Benachrichtigungen ein gewisses Frustrationspotential.

Eine effiziente Probenvorbereitung ist ohne Kenntnis über die zu erwartenden anwesenden Mitglieder nur schwer umsetzbar. Fehlen auf einem Register an einem bestimmten Termin viele Leute, so kann man dies in die Probenvorbereitung miteinbeziehen und eine bessere Probe für alle Anwesenden ermöglichen.

Auch das Thema „Anwesenheit bei Auftritten“ war immer mit viel Kommunikationsaufwand verbunden. „Werden wir an einem bestimmten vorgegebenen Termin spielfähig sein, oder muss ich eventuell eine Aushilfe engagieren?“ – um solche und viele andere Fragen mit meinen Mitgliedern gut abstimmen zu können, war ich auf der Suche nach einer passenden Lösung. Da ich vom bestehenden Angebot nach einiger Zeit aber wenig überzeugt war, und selbst in meinem Beruf Software entwickle, begann ich kurzerhand mit der Entwicklung eines Prototyps zur Termin- und Auftrittsplanung im Musikverein. Besonders wichtig war mir dabei die Spezialisierung auf musikalische Vereine, um eine hohe Akzeptanz und einfache Bedienbarkeit zu erreichen. Immerhin bedient das Service potentiell Musikerinnen und Musiker im Alter von etwa 14 bis über 70 Jahren.

Wie sieht es mit der Weiterentwicklung aus? Sie reagieren da oft auf Erfahrungswerte der User. Ist das das Geheimnis des Erfolgs? Dass der Slogan „Eine App von Musikern für Musiker“ keine leere Worthülse ist?

„Ein Service von Musikern für Musiker“ ist definitiv unser Leitmotiv. Mittlerweile stecken hinter Konzertmeister mit mir schon insgesamt drei musikalische Köpfe, darunter ein weiterer aktiver Kapellmeister. Unser großes Ziel ist es natürlich, alle Funktionen zu integrieren, die unseren Musikkolleginnen und Musikkollegen „draußen“ in den Vereinen helfen. Die Fülle an Wünschen und Anregungen, welche an uns herangetragen werden, gepaart mit unseren eigenen Vorstellungen, ergibt eine klare Vision, die wir verfolgen. Dieser nähern wir uns Schritt für Schritt mit jeder neuen Version der App.

Was kann die App? Was sind die grundlegenden Funktionen?

Der zentrale Anwendungsfall ist die Terminverwaltung und Terminübersicht inklusive Rückmeldungen. Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten haben wir viele unterstützende und erweiternde Funktionen entwickelt. So kann man als Mitglied die Termine angenehm in seinem privaten Kalender abonnieren, Rückfragen zum Termin auf der Termin-Pinnwand stellen oder seine persönlichen Proben- und Auftrittsplan nach diversen Kriterien filtern. Als Leiterin oder Leiter kann man bei den Terminen Fristen für Rückmeldungen setzen, proaktiv Rückmeldungserinnerungen senden oder sich von Konzertmeister informieren lassen, wenn jemand für einen bestimmten Termin absagt. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit Serientermine zu erfassen, tatsächliche Anwesenheiten einzutragen und diese über einen bestimmten Zeitraum statistisch auszuwerten.
Sehr wichtig für die musikalische Organisation ist auch die Einteilung in Register mit einem flexiblen Rollenkonzept. So können Registerleiter bestimmt werden, die anschließend selbstständig Termine für ihr Register verwalten können.
Diese und noch viele weitere Funktionen bieten wir als eigene Android- und iOS App sowie im Web unter https://web.konzertmeister.rocks an. Unsere Webanwendung ist auch für mobile Plattformen optimiert, um die Verwendung auf Windows-Phones, Blackberry und anderen Systemen sicherstellen zu können.

Was ist der Vorteil gegenüber anderen Kommunikationsmöglichkeiten wie Email, SMS oder WhatsApp?

Der große Vorteil ergibt sich aus dem hohen Fokussierungsgrad auf musikalische Organisationen. Wir wissen genau, was in einem Musikverein kommuniziert werden muss und welche Informationen für die Leiterin oder den Leiter interessant sind. 

Bei einem Massen E-Mail oder SMS erreicht man schnell alle Mitglieder – jedoch gibt es keinen formalisierten Prozess zur Rückmeldung. WhatsApp-Gruppen werden erfahrungsgemäß, wie bereits erwähnt, sehr oft unübersichtlich und nerven aufgrund der ständigen Benachrichtigungen relativ schnell.

Unser Hauptaugenmerk ist die Anwesenheits-Rückmeldung der Mitglieder. Die Leiterin oder der Leiter erstellt zentral einen Termin über die App. Die für diesen Termin eingeladenen Mitglieder werden direkt am Smartphone (oder notfalls via E-Mail bzw. SMS) informiert und können mit nur einem Klick eine Rückmeldung abgeben, ob sie anwesend sein werden. Diese Informationen sind dann in Echtzeit für die Leiterin oder den Leiter in der App strukturiert und übersichtlich aufbereitet.
Eine Frage wie „sind wir beim Frühschoppen nächsten Sonntag am tiefen Blech ausreichend besetzt“ lässt sich somit mit einem Blick in Konzertmeister ganz einfach und stressfrei beantworten.

Wie überzeugen sie Musikerkollegen, die ggf. keine „Smartphone-Affinität“ haben? Also zum Beispiel ältere Musiker.

Wir haben uns von Anfang an bemüht, möglichst alle Altersschichten in die Interaktion mit Konzertmeister zu integrieren. Man kann zum Beispiel auch nur mit einem E-Mail-Konto teilnehmen. Wird ein Termin erstellt, so erhält man ein E-Mail mit allen Termininformationen und kann direkt mit einem Klick auf einen Link in der Mail seine Rückmeldung abgeben.

Ist weder ein E-Mail Konto noch ein Smartphone vorhanden, so gibt es die Möglichkeit bei der Terminerstellung einen vorgefertigten Text mit allen relevanten Informationen zum Termin als SMS direkt aus der App zu versenden. Auf diesen Kommunikationskanälen kann man im Normalfall nahezu 100% der Mitglieder erreichen – einzelne Ausnahmen gibt es wohl immer ?.

Wie viele Nutzer hat der „Konzertmeister“?

Aktuell wird Konzertmeister von rund 600 Vereinen in Österreich und Deutschland verwendet. Das ergibt rund 15.000 aktive Musiker, die Konzertmeister in den letzten Wochen aktiv verwendet haben.

Und nicht zuletzt: Was kostet der Spaß?

Derzeit ist Konzertmeister noch komplett kosten- und werbefrei verfügbar. Sämtliche anfallenden Betriebskosten tragen wir privat. Der große Zuspruch und die vielen zufriedenen Vereine zeigen uns aber, dass unser Konzept funktioniert. Aus diesem Grund wollen wir natürlich den längerfristigen Betrieb und vor allem auch die Weiterentwicklung sicherstellen. Da dies ohne finanzielle Mittel nicht möglich ist, werden wir im Frühjahr 2019 auf ein Abo-Modell umstellen. Drei Dinge sind uns dabei besonders wichtig:

  1. Grundsätzlich soll der Zugriff und die Verwendung der wichtigsten Funktionen für alle Vereine kostenfrei bleiben. Ohne bezahltem Abo gibt es dafür Einschränkungen in der Anzahl der Mitglieder und in den verfügbaren Funktionen.
  2. Der Preis für das Abo wird and die Vereinsgröße angepasst und soll sich in einem fairen Bereich bewegen.
  3. Bestehende Vereine können weiterhin die schon angelegten Mitglieder kostenfrei verwalten und unsere Basis-Funktionen nutzen.

Konkret wird das günstigste Abo bei rund 3 € im Monat oder 30 € im Jahr beginnen und sich für große Vereine bis zu ca. 10 € im Monat oder 100 € im Jahr erstrecken. Wir hoffen hier ein faires Angebot für alle Vereine zu schaffen. Mit weniger als 30 Mitgliedern kann man die Basisfunktionen von Konzertmeister kostenfrei testen und verwenden.

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