You can't have them all! Abwesenheiten unter Kontrolle

100% Anwesenheit der Mitglieder - der Traum jedes musikalischen Leitungsteams. Doch leider ist das in der Realität nur selten erreichbar. Doch oftmals sind nicht die Abwesenheiten das Problem, sondern dass man rechtzeitig darüber Bescheid weiß und seine Planung anpassen kann.

Um in diesem Bereich mehr Transparenz und Planungssicherheit zu schaffen, bringt Konzertmeister mit Version 3.8 ein Abwesenheitsmanagement. Damit behaltet ihr immer den Durchblick!

Urlaube, Krankenstände, Berufsreisen, Karenzen und viele andere Gründe können eine Teilnahme an Proben, Auftritten und anderen Terminen verhindern. Folgend zeigen wir, wie sowohl die eigenen Abwesenheiten, als auch die Abwesenheiten der Vereinsmitglieder (als LeiterIn) verwaltet werden können.

🧳 Persönliche Abwesenheiten eintragen

Geht es um Urlaube und längerfristig bekannte Abwesenheiten, so können diese oft schon Monate vorher vom Mitglied selbst bekannt gegeben werden. Hierzu kann man in der Konzertmeister App in sein Profil wechseln und auf Abwesenheiten verwalten klicken. Dort sieht man eine Liste seiner zukünftig geplanten Abwesenheiten.

Profil

Profil

Meine Abwesenheiten

Meine Abwesenheiten

 

Mittels Klick auf den (+) Button lässt sich eine neue Abwesenheit erstellen. Hierfür sind folgende Daten anzugeben:

  • Abwesenheitsgrund
  • Start-Datum
  • Ende-Datum (optional - wenn nicht angegeben, ist die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit offen)
  • Verein (optional - ohne Verein gilt die Abwesenheit global für alle Vereine in denen man Mitglied ist)
  • Einladungsverhalten:
    • Einladen
      Man wird als abwesend angezeigt, aber trotzdem in der Zeit der Abwesenheit zu Terminen eingeladen.
    • Einladen, automatische Absage
      Man wird als abwesend angezeigt, aber trotzdem in der Zeit der Abwesenheit zu Terminen eingeladen und bei diesen automatisch auf nicht teilnehmend (rot) gesetzt.
    • Nicht Einladen
      Man wird in der Zeit seiner Abwesenheit nicht zu Terminen eingeladen.
Eigene Abwesenheit erstellen

Eigene Abwesenheit erstellen

 

✈️ Abwesenheiten auf Vereinsebene

Abwesenheiten einsehen

Um zukünftige Abwesenheiten im Verein zu prüfen, kann bei den Vereinsdetails auf den Eintrag Abwesenheiten verwalten geklickt werden. Dort wird eine Liste aller aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten der Vereinsmitglieder angezeigt.

Vereinsansicht

Vereinsansicht

Abwesenheiten im Verein

Abwesenheiten im Verein

 

Abwesenheiten erstellen

Erfährt man von einer Abwesenheit eines Mitglieds, das diese nicht selbst angelegt hat, kann man diese als Vereinsleiter selbst für das Mitglied im Vereinskontext anlegen.

Abwesenheit für Mitglied erstellen

Abwesenheit für Mitglied erstellen

 

✍️ Smarte Terminerstellung

Das Wichtigste zum Schluss!

Eine Abwesenheitsplanung erfüllt nur den gewünschten Zweck, wenn die Abwesenheiten auch dort berücksichtigt werden, wo man sie braucht - beim Erstellen und Ändern von Terminen.

Wird ein neuer Termin erstellt, so prüft Konzertmeister automatisch den ausgewählten Termin-Zeitraum sowie die eingeladenen Mitglieder auf Abwesenheiten und zeigt diese an.

Man kann also nicht mehr unabsichtlich eine Probe so festlegen, dass eventuell ein wichtiges Mitglied auf Urlaub ist.

Abwesenheiten bei Terminerstellung

Abwesenheiten bei Terminerstellung

 

Sobald es Abwesenheiten gibt, wird darauf hingewiesen.

Abwesenheiten bei Terminerstellung

Abwesenheiten bei Terminerstellung

 

In der Mitglieder-Auswahl kann man sich dann die genauen Details zu den Abwesenheiten pro Mitglied ansehen.